Gestione Prenotazioni, Tavoli e Calendario su Servixo: Guida per i Professionisti

Se gestisci un ristorante, un centro estetico, uno stabilimento balneare o qualsiasi altra attività che richiede prenotazioni, Servixo mette a tua disposizione un sistema completo per organizzare ogni aspetto della tua agenda. Questa guida spiega nel dettaglio come usare il calendario, creare prenotazioni manuali, gestire la mappa dei tavoli e assegnare i posti in modo ottimale.

Panoramica della dashboard provider

Dopo il login su app.servixo.it, la dashboard del professionista è il tuo centro di controllo. Nella home trovi:

Riepilogo del giorno: numero di prenotazioni, slot liberi e occupati
Notifiche in tempo reale: nuove prenotazioni, modifiche richieste dai clienti, messaggi in chat
Accesso rapido al calendario, alla gestione tavoli e all'elenco prenotazioni

La dashboard è ottimizzata per l'uso mobile, così puoi gestire la tua attività da qualsiasi posto.

Il calendario prenotazioni: dove trovarlo e come usarlo

Il Calendario è il cuore operativo della dashboard. Accedici dal menu principale voce Calendario oppure dalla scheda rapida nella home.

Viste disponibili

Vista Giorno: mostra tutti gli slot della giornata, ora per ora. Ideale per una visione dettagliata dell'agenda quotidiana.
Vista Settimana: panoramica dei 7 giorni correnti con le prenotazioni distribuite per fascia oraria.
Vista Mese: visione d'insieme del mese, con indicatori colorati per i giorni più carichi.

Codici colore

Le prenotazioni nel calendario sono visualizzate con colori diversi in base allo stato:

Blu: prenotazione confermata
Giallo: in attesa di conferma da parte tua
Verde: completata
Rosso: annullata
Grigio: slot bloccato (es. pausa, chiusura anticipata)

Bloccare slot o giornate

Puoi bloccare manualmente singoli slot o intere giornate per ferie, manutenzione o impegni personali. Questi blocchi appaiono ai clienti come "non disponibile" e non sono prenotabili.

Creare una prenotazione manualmente

Non tutte le prenotazioni arrivano dall'app. Molti clienti chiamano al telefono o si presentano direttamente. Servixo ti permette di registrare queste prenotazioni in pochi secondi.

Come creare una prenotazione manuale

Dal calendario, tocca il tasto "+" in alto a destra oppure premi su uno slot libero
Inserisci i dati del cliente: nome, cognome e numero di telefono (opzionale se il cliente è già registrato su Servixo)
Seleziona il servizio e la durata
Scegli data e orario dallo slot già selezionato o modificalo manualmente
Per i ristoranti: seleziona il numero di coperti e il tavolo da assegnare
Aggiungi eventuali note interne (es. "cliente celiaco", "compleanno", "preferisce posto finestra")
Conferma: la prenotazione appare immediatamente nel calendario

Se il cliente è già registrato su Servixo, viene avvisato automaticamente con una notifica. Se invece è un cliente esterno, la prenotazione viene registrata solo localmente per la tua gestione.

Prenotazioni walk-in rapide

Per i clienti che si presentano senza prenotazione, usa la modalità Walk-in: bastano nome e servizio, la prenotazione viene creata con orario attuale e stato In corso.

Gestione tavoli: la mappa interattiva

Per ristoranti, stabilimenti balneari e altri locali con posti fisici assegnabili, Servixo offre una mappa interattiva dei tavoli (o lettini, ombrelloni, sale, ecc.).

Configurare la mappa

La prima volta devi configurare il layout del tuo locale:

Vai in Impostazioni → Gestione Tavoli → Editor Mappa
Aggiungi i tavoli trascinandoli sull'area del locale
Assegna a ogni tavolo: numero, capienza (numero di posti), posizione (interno, esterno, terrazza, ecc.)
Salva la configurazione

Una volta configurata, la mappa diventa operativa per tutte le prenotazioni future.

Visualizzare la mappa in tempo reale

Dalla sezione Tavoli della dashboard, vedi la mappa del tuo locale aggiornata in tempo reale:

Tavoli liberi: sfondo verde
Tavoli occupati: sfondo rosso con nome del cliente e orario di fine
Tavoli prenotati per più tardi: sfondo giallo con orario della prenotazione

Tocca un tavolo per vedere i dettagli: chi è seduto, da quando, quanti coperti, note speciali del cliente.

Assegnare e modificare i tavoli

Assegnare un tavolo a una prenotazione

Quando arriva una prenotazione (online o manuale), puoi assegnare immediatamente un tavolo:

Apri la prenotazione dalla lista o dal calendario
Tocca Assegna Tavolo
La mappa interattiva mostra i tavoli disponibili per quell'orario
Scegli il tavolo più adatto al numero di coperti e alle preferenze del cliente
Conferma: il tavolo viene marcato come prenotato per quella fascia oraria

Modificare l'assegnazione

Puoi cambiare il tavolo assegnato in qualsiasi momento prima dell'arrivo del cliente:

Apri la prenotazione
Tocca Modifica Tavolo
Scegli il nuovo tavolo dalla mappa
Il cliente non riceve notifiche per le riassegnazioni interne: è una gestione puramente operativa

Spostare un cliente a tavola aperta

Se un cliente è già seduto e vuoi spostarlo (es. si libera un posto più desiderabile), usa la funzione Sposta: seleziona il tavolo attuale, poi il nuovo tavolo. Il sistema aggiorna la mappa in tempo reale.

Stati prenotazione: il ciclo di vita completo

Ogni prenotazione su Servixo segue un ciclo di stati ben definito:

| Stato | Significato | Azione richiesta | |---|---|---| | In attesa | Nuova prenotazione ricevuta, non ancora confermata | Conferma o rifiuta entro il tempo limite | | Confermata | Appuntamento accettato, cliente avvisato | Nessuna, attendi l'arrivo | | In corso | Cliente arrivato, servizio in esecuzione | Aggiorna lo stato all'arrivo del cliente | | Completata | Servizio terminato | Puoi richiedere recensione al cliente | | Annullata | Cancellata da cliente o da te | Slot liberato automaticamente | | No-show | Cliente non si è presentato | Registra per statistiche e CRM |

Conferma automatica vs. manuale

Puoi scegliere se accettare le prenotazioni automaticamente (consigliato per ridurre il lavoro manuale) oppure richiedere la conferma manuale per ogni richiesta. L'impostazione si trova in Impostazioni → Prenotazioni → Modalità di conferma.

Notifiche automatiche ai clienti

Servixo gestisce tutte le comunicazioni verso i clienti in modo automatico:

Conferma di prenotazione: inviata subito dopo la conferma (tua o automatica)
Promemoria 24h prima: con data, ora e indirizzo
Promemoria 1h prima: con link diretto al percorso su Google Maps
Notifica di modifica: se cambi orario o tavolo
Notifica di annullamento: con eventuale proposta di riprenotazione

Puoi personalizzare il testo dei messaggi automatici dalla sezione Impostazioni → Comunicazioni.

Inizia a gestire la tua attività con Servixo

Servixo offre 90 giorni di prova gratuita con accesso a tutte le funzionalità di gestione prenotazioni e tavoli, senza carta di credito.

Registra la tua attività su Servixo oppure scopri i piani disponibili.